Con el objetivo de promover la transformación digital, la DIAN expidió la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021, a través de la cual implementa la funcionalidad del documento soporte de pago correspondiente a la Nómina Electrónica dentro del sistema de facturación electrónica.
Este documento, es el soporte de los costos, deducciones en el impuesto sobre la renta, complementarios, e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas (IVA), cuando aplique; que se derivan de los pagos o abonos, relacionados con la nómina.
BDO, consultora experta en servicios outsourcing de nómina, por medio del director de este servicio, Rubén Darío Cortés, se dio a la tarea de analizar los errores más frecuentes al momento de generar este documento, dejando como resultado los siguientes hallazgos:
No saber si estoy obligado a generar el documento
Aquellas empresas y/o contribuyentes que realicen pagos o abonos en cuenta, por una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados a cargo, que requieran usar dichos pagos como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables.
No tener claras las fechas de implementación
El 31 de mayo del 2021 se habilitará el servicio informático electrónico "nómina electrónica" para todas las empresas. Se dispuso un calendario de implementación para sujetos de acuerdo con su número de empleado:
- Sujetos con más de 251 empleados: 01 de julio de 2021.
- Sujetos con 101 a 250 empleados: 01 de agosto de 2021.
- Sujetos con 11 a 100 empleados: 01 de septiembre de 2021.
- Sujetos con 4 a 10 empleados: 01 de octubre de 2021.
- Sujetos con 2 a 3 empleados: 01 de noviembre de 2021.
- Sujetos con 1 empleado: 01 de diciembre de 2021.
- Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2022 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 31 de mayo de 2022.
- Nuevos sujetos que deban generar el documento: Cuentan con un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos, con posterioridad a la entrada en vigor de la resolución.
Después de la primera emisión los sujetos obligados, tendrán plazo durante los diez primeros días calendario del mes siguiente al de la nómina para transmitir los documentos de nómina electrónica (uno por cada empleado de nómina). Una vez sean transmitidos, la DIAN validará la información y generará el documento electrónico con su validación o rechazo.
Incluir información que no es necesaria o presentarlo de la manera incorrecta
Debe estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica. Adicionalmente, contar con los apellidos, nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico, así como con los apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago.
De igual manera, el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE) y la numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico. Es necesario que incluya valores como: el total devengado, el total deducido y el total, es decir, la diferencia entre el valor total devengado menos el valor total deducido.
Además, debe tener la fecha y hora de generación, la firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico y el apellido, nombre o razón social, número de identificación del proveedor tecnológico y la identificación del software.
No conocer los pasos del proceso
Es necesario ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Posteriormente, señalar el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento.
Una vez realizado este proceso, los sujetos obligados deberán registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares a través de los cuales se realizará con la generación, transmisión y validación del documento.
“La implementación de este documento es un gran paso de la transformación digital de las empresas colombianas, lo que impulsará, además de tener un mayor control tributario, la automatización de procesos al interior de las compañías. Es importante que quienes estén obligados a presentar este documento estén informados y bien asesorados para no incurrir en errores que puedan afectar el pago de su nómina”, afirma Juan Gabriel Sandoval, líder de la línea de Business Services & Outsourcing de BDO en Colombia.