El Registro Único de Beneficiario Final (RUB), creado por la Ley 2155 de 2021 y reglamentado mediante la Resolución DIAN 000164 de 2021 (modificada por la Resolución 000037 de 2022), es la obligación formal a través de la cual las personas jurídicas y las estructuras sin personería jurídica deben identificar y reportar ante la Dian a las personas naturales que, en última instancia, poseen, controlan o se benefician económicamente de la entidad. Integrado al RUT bajo la responsabilidad 55 – Informante de beneficiarios finales, el RUB constituye una pieza central de la política de transparencia corporativa del país y de los mecanismos de prevención contra la evasión fiscal, el lavado de activos y la financiación del terrorismo. La información contenida en el RUB es de carácter confidencial y solo pueden acceder a ella las entidades expresamente autorizadas por la ley.
Ahora bien, es fundamental comprender que el RUB no es un trámite que se agota con una sola presentación. Se trata de una obligación permanente que exige a los obligados verificar, en cada fecha de corte trimestral, si la información reportada continúa siendo precisa y actualizada. Si bien la mayoría de las compañías cumplieron oportunamente con el reporte inicial, nuestra experiencia reciente nos muestra que son precisamente las actualizaciones posteriores las que están generando las mayores contingencias, ya sea por desconocimiento de los plazos, por cambios societarios no reportados o por falta de documentación de la debida diligencia.
De hecho, el RUB se ha convertido en uno de los focos de atención de la Dian y las sanciones por incumplimiento pueden representar un costo significativo para quienes no mantengan su información al día. A continuación, abordamos los aspectos clave que su empresa debe tener en cuenta para cumplir oportunamente con la actualización del RUB y cómo nuestro equipo puede asistirle en este proceso.
¿Quiénes deben reportar y actualizar el RUB?
La obligación cobija a prácticamente todas las entidades del sector privado: sociedades nacionales (con o sin ánimo de lucro), ESAL, fondos de empleados, sucursales de sociedades extranjeras, propiedades horizontales, sociedades en liquidación, sociedades de economía mixta, sociedades que cotizan en bolsa y personas jurídicas extranjeras con inversiones en Colombia. También están obligadas las estructuras sin personería jurídica como patrimonios autónomos, fondos de inversión, fondos de pensiones, consorcios, uniones temporales, joint ventures y contratos de cuentas en participación, entre otros.
No están obligados los contratos de mandato, los encargos fiduciarios, la fiducia civil, las entidades 100% públicas ni las universidades públicas.
¿Cuándo debe actualizarse el RUB?
El RUB no se renueva anualmente, solo debe actualizarse cuando haya cambios reales en la información reportada. Para ello, la Dian establece cuatro fechas de corte al año en las que cada entidad debe revisar si algo cambió.
Plazos para 2026 (independientemente del NIT):
| FECHA DE CORTE | PLAZO MÁXIMO PARA ACTUALIZAR |
| 1 de enero | 2 de febrero de 2026 |
| 1 de abril | 4 de mayo de 2026 |
| 1 de julio | 3 de agosto de 2026 |
| 1 de octubre | 3 de noviembre de 2026 |
Si a la fecha de corte se han producido modificaciones respecto de la información inicialmente reportada, la actualización debe realizarse dentro del plazo establecido para ello. Si la información no ha sufrido cambios, no se requiere ninguna actuación.
¿Qué cambios obligan a actualizar el RUB?
Las siguientes situaciones, entre otras, generan la obligación de actualización:
- Entrada o salida de socios/accionistas con participación del 5% o más.
- Cambios en los porcentajes de participación o en los derechos de voto.
- Cambios en la estructura de control o en los órganos de dirección.
- Cambio de representante legal (si fue reportado como beneficiario final residual). La Dian ha aclarado que en estos casos se reporta un solo representante legal, sin importar si es principal o suplente.
- Cambios en los datos personales del beneficiario final (residencia, identificación, dirección, etc.).
- Inicio de liquidación de la sociedad (el liquidador pasa a ser el beneficiario final).
- Reingreso de beneficiarios finales que antes fueron dados de baja (Resolución Dian 000196 de 2024).
- Cambios en la composición de fondos o estructuras que posean el 5% o más de la sociedad. En este caso, la Dian ha indicado que deben reportarse todos los partícipes de esa estructura como beneficiarios finales, sin importar su participación individual.
Es importante advertir que operaciones societarias habituales —como cesiones de cuotas, capitalizaciones o reformas estatutarias— pueden generar incumplimientos frente al RUB sin que la compañía lo advierta oportunamente.
La debida diligencia: ¿qué hacer si un beneficiario se niega a entregar información o no se puede identificar?
La Ley 2195 de 2022 exige que los obligados al RUB hagan todo lo necesario para identificar a sus beneficiarios finales, y las personas requeridas tienen la obligación legal de entregar la información solicitada. La Dian ha indicado que se debe documentar todo el esfuerzo realizado (debida diligencia) y, al momento de presentar el reporte, señalar en el sistema que no fue posible identificar a todos los beneficiarios finales, explicando los motivos.
¿Qué pasa si no se actualiza el RUB?
Las consecuencias son las mismas que no haber presentado el reporte inicial: las sanciones empiezan a correr automáticamente desde el día siguiente al vencimiento del plazo y se acumulan diariamente.
Sanciones: El artículo 20 de la Resolución 000164 de 2021 remite a los artículos 651 y 658-3 del Estatuto Tributario. Las sanciones vigentes para 2026 son las siguientes:
- Quien no presente el reporte inicial del RUB o no lo actualice dentro de los plazos establecidos se expone a la clausura de su establecimiento de comercio, sede u oficina por un (1) día por cada mes o fracción de mes de retraso. Si la entidad no cuenta con establecimiento físico, la sanción será una multa equivalente a 1 UVT por cada día de retraso, lo que en 2026 equivale a $52.374 diarios.
- Si la información reportada contiene datos erróneos o incompletos, la multa asciende a 100 UVT, es decir, $5.237.400 en 2026.
- Cuando la Dian solicite los soportes de debida diligencia y estos no sean entregados, se entreguen fuera de plazo o presenten errores, se aplicarán las sanciones del artículo 651 del Estatuto Tributario, que pueden alcanzar hasta el 5% del valor de la información no suministrada.
- En los casos más graves, el ocultamiento deliberado de beneficiarios finales puede configurar provecho tributario y dar lugar a investigaciones por abuso tributario, con eventuales consecuencias civiles y penales.
Para dimensionar el impacto: una empresa que no actualice el RUB en el corte de enero de 2026 y deje pasar seis meses acumularía aproximadamente $9,4 millones solo por esa omisión ($52.374 × 180 días), sin contar las demás sanciones que pudieran aplicar.
La Dian está cruzando activamente el RUB con el RUT, la información exógena, los registros de Cámaras de Comercio y los movimientos accionarios y cualquier inconsistencia puede activar una fiscalización.
Desde BDO invitamos a todas las compañías a realizar una revisión interna antes de cada fecha de corte, verificando si hubo cambios y, si los hubo, actualizarlos dentro del plazo. Para ello, nuestro equipo puede acompañarte en todo el proceso:
- Diagnóstico: revisamos el estado actual del RUB, identificamos pendientes y calculamos su exposición en sanciones.
- Identificación de beneficiarios finales: analizamos su estructura societaria y cadena de propiedad (incluyendo estructuras internacionales, fondos y patrimonios autónomos) y documentamos la debida diligencia conforme a la Ley 2195 de 2022.
- Preparación y actualización del RUB: nos encargamos de todo el trámite ante la Dian: diligenciamiento del prevalidador, generación de archivos XML, carga en la plataforma MUISCA y presentación del Formato 2687 "Reporte de Beneficiarios Finales", ya sea por carga individual o masiva.
- Controles internos: diseñamos un esquema de monitoreo con alertas antes de cada fecha de corte, para que su empresa no vuelva a tener incumplimientos.
- Regularización: si ya tiene sanciones acumuladas, le asistimos en la corrección de reportes, presentación de actualizaciones extemporáneas y estrategias de reducción de sanciones.
Cabe mencionar que la próxima fecha de corte del RUB es el 1 de abril de 2026, con plazo máximo de actualización hasta el 4 de mayo de 2026. Contáctanos para orientarte en este proceso.