De acuerdo con la reciente publicación de la Resolución 000013 por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN se establecen los siguientes criterios en relación con la nómina electrónica y notas de ajuste:
1. ¿Quiénes están obligados a generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica?
Aquellos contribuyentes que efectúen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados a cargo, que en todo caso requieran usar dichos pagos como soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables.
2. La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos obligados, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación de acuerdo con el calendario del que trata el artículo 6 de la resolución. Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata el artículo 9 de la resolución.
3. Después de la primera emisión los sujetos obligados tendrán plazo durante los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente al de la nómina, para transmitir los documentos de nómina electrónica (Uno por cada empleado de nómina). Una vez sean transmitidos, la Dian validará la información y generará el documento electrónico con su validación o rechazo.
4. Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
5. Calendario de Implementación:
- Sujetos con más de 251 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de Mayo de 2021 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Julio de 2021.
- Sujetos con 101 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de Mayo de 2021 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Agosto de 2021.
- Sujetos con 11 a 100 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de Mayo de 2021 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Septiembre de 2021.
- Sujetos con 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de Mayo de 2021 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 10 de Octubre de 2021.
- Sujetos con 2 a 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de Mayo de 2021 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Noviembre de 2021.
- Sujetos con 1 empleado: la fecha de habilitación es el 31 de Mayo de 2021 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Diciembre de 2021.
- Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de Marzo de 2022 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 31 de Mayo de 2022.
- Nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste: Cuentan con un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta, derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, con posterioridad a la entrada en vigor de la presente resolución.
6. Para quienes están obligados a generar el Documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste según corresponda deberán tener en cuenta lo siguiente para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y REPRESENTACIÓN GRÁFICA
- Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Apellidos y nombres, número de identificación del beneficiario del pago.
- Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE (Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento).
- Numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Valor total devengado.
- Valor total deducido.
- Valor total (Diferencia entre el valor total devengado menos el valor total deducido).
- Cumplir con lo establecido en el Anexo técnico 1.0 para su generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.
- Medio de pago (98) códigos estipulados en el anexo técnico.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Apellido y nombre o razón social, número de identificación del proveedor tecnológico y la identificación del software.
SOPORTE PAGO NÓMINA ELECTRÓNICA
INFORMACIÓN Y CONTENIDO DE NOTAS DE AJUSTES AL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y REPRESENTACIÓN GRÁFICA:
- Estar denominado expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Numeración consecutiva asignada por el sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Referenciar el código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica y la fecha utilizada para la generación del pago.
- El código único de documento soporte de pago electrónico –CUNE.
- Tipo de documento de ajuste según corresponda.
- La fecha y hora de generación.
- La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que anula.
- Los apellidos y nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- Los apellidos y nombres o razón social, Número de identificación del beneficiario del pago.
- Firma digital del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
- El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –CUNE del documento de nómina electrónica que anula.
Las notas de ajuste a un documento soporte de pago de nómina electrónica, es el mecanismo para anulación del documento soporte de pago de nómina electrónica, en caso de que requiera uno o más cambios al mismo número de pago, no podrá ser utilizado nuevamente. De igual forma, las notas de ajuste serán el mecanismo para eliminar el documento soporte de pago de nómina electrónica, o una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error.
NOTAS DE AJUSTES NÓMINA ELECTRÓNICA
7. Para iniciar el registro de habilitación ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN se debe realizar el siguiente proceso:
- Revisar la fecha máxima de habilitación de acuerdo con el Artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021.
- Ingresar al servicio informático electrónico DIAN donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Señalar los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste.
- Registrar la información del o los softwares (Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre y código de identificación del software).
- Representación gráfica cumpliendo con los artículos 5 o 17 de la presente resolución.
- Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión.
- Confirmar el resultado de las pruebas del que trata el punto anterior en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria ante la DIAN, la DIAN actualizará el estado de “solicitado” a “habilitado”.
- Una vez el contribuyente se encuentre en estado “Habilitado” automáticamente migrará a producción.