Obligaciones de las sociedades en Colombia durante el primer trimestre del 2023

Todas las empresas deben cumplir con una serie de obligaciones societarias en Colombia. En el primer trimestre de 2023, la lista es amplia: las empresas deben estar atentas a cuestiones como la reunión ordinaria del máximo órgano social; el nombramiento de un revisor fiscal; depositar sus estados financieros en las Cámaras de Comercio, entre muchas otras.

A continuación, hacemos un breve resumen de cuáles son estas obligaciones y qué se debe hacer en cada caso:

  • Reunión ordinaria del máximo órgano social:

Las sociedades constituidas en Colombia están en la obligación de convocar al máximo órgano social para celebrar la reunión ordinaria con el fin de aprobar sus estados financieros con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social, es decir, antes del 31 de marzo del año en curso.

  • Nombramiento del Revisor Fiscal

De acuerdo con los estados financieros de fin de ejercicio se debe verificar, para las sociedades limitadas y para las sociedades por acciones simplificadas, si se encuentran obligadas a nombrar un revisor fiscal. Según lo establece la Ley 43 de 1990, una sociedad comercial debe designar revisor fiscal cuando: (i) Sus activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes, y/o (ii) Sus ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan 3.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes. Las sociedades anónimas siempre deben contar con un revisor fiscal por mandato legal.    

  • Renovación del Registro Mercantil

Las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras deben renovar la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses de cada año en la Cámara de Comercio del lugar de su domicilio, es decir, el plazo para renovarla vence el 31 de marzo de 2023, de lo contrario se verán sancionadas con multas.

  • Renovación del Registro Único de Proponentes

Las sociedades que se encuentren inscritas en el Registro Único de Proponentes (RUP) deben renovar su inscripción ante la Cámara de Comercio de su domicilio a más tardar el quinto día hábil del mes de abril. Para esto es necesario que los estados financieros del año inmediatamente anterior hayan sido aprobados por el máximo órgano social y que la matricula mercantil de la sociedad haya sido renovada.

  • Depósito de los estados financieros ante la Cámara de Comercio

Toda sociedad comercial, sin importar su tamaño o número de activos, debe depositar en la Cámara de Comercio de su domicilio principal, una copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados.

  • Envío de estados financieros e informe de prácticas empresariales a la Superintendencia de Sociedades

Las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras que se encuentren bajo la vigilancia o el control de la Superintendencia de Sociedades, así como también aquellas que se encuentren bajo la inspección de dicha Superintendencia y que sean requeridas mediante acto administrativo particular, deben enviar a esa entidad una copia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre del año anterior.

  • Registro de las Bases de Datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos Personales 

Las sociedades mercantiles y entidades sin ánimo de lucro que administren bases de datos y que tengan activos totales superiores a 100.000 UVT, deberán inscribirlas en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Sociedades entre el 2 de enero y 31 de marzo, sin perjuicio de que se haga dentro de los diez días hábiles de cada mes cuando se realicen cambios sustanciales a la información registrada. 

  • Actualización del Registro Nacional del Turismo

Los prestadores de servicios turísticos deben renovar, dentro de los tres primeros meses del año, el Registro Nacional del Turismo (RNT) del prestador de servicios turísticos y de cada uno de sus establecimientos de comercio registrados. La actualización del RNT estará condicionada a la implementación o certificación de las normas técnicas sectoriales definidas en la Resolución 3860 del año 2015.

Es importante aclarar que las obligaciones varían dependiendo del tipo de sociedad y objeto social, entre otros aspectos.

Así las cosas, evite riesgos para su compañía y cumpla oportunamente con las obligaciones del primer trimestre del 2023 en materia societaria realizando los trámites correspondientes cuanto antes, en aras de eludir posibles investigaciones y sanciones por el incumplimiento de la normativa aplicable en esta materia.