En las organizaciones, la gestión efectiva de los procesos internos es fundamental para ser más competitivas en el mercado. Por tal motivo, las empresas hoy en día deben disponer de los recursos necesarios para llevar a cabo todas las tareas que se requieren para su correcto funcionamiento.
Julián Ortiz, manager de Facilities, en BDO en Colombia, menciona cinco servicios especializados que deben tener las compañías para lograr una gestión efectiva y eficiente de sus procesos administrativos.
- Gestión de oficina: son los servicios administrativos que tienen como objetivo la gestión y organización eficiente de una oficina. Incluye tareas como el manejo de agendas, atención telefónica, control de correspondencia, recepción de visitantes.
- Servicio de correspondencia: es la administración de la correspondencia de una empresa, recibiendo y enviado documentos, paquetes o cartas a través distintos medios. Asimismo, se incluye la recepción de paquetes y su almacenamiento temporal.
- Gestión documental: este servicio se centra en la tramitación y organizacion de la documentación de una empresa. Incluye tareas de digitalización, almacenamiento, clasificación, búsqueda y recuperación de documentos. Su objetivo es asegurar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información.
- Registro a terceros: es la gestión de registro, ya sea a proveedores, clientes, socios u otros. Incluye la recopilación, verificación y actualización de información relevante como datos de contacto, facturación, historial de transacciones, entre otros.
- Seguimiento de facturación: este servicio implica el seguimiento y control del proceso de facturación de una empresa: desde la emisión de facturas hasta el cobro y registro contable de las mismas. También contempla la gestión de cobros y pagos, la revisión de facturas pendientes y la generación de informes de facturación. El objetivo es asegurar el correcto registro y control de ingresos y gastos de la empresa.
- Teniendo en cuenta que la carga administrativa puede consumir hasta el 25% del tiempo de los empleados de una empresa, externalizar los servicios mencionados permiten el desarrollo de los negocios aumentando su competitividad en el mercado, contribuyendo a tener una visión global de los objetivos estratégicos de las compañías por medio de la tecnología, la cual gestiona efectivamente los informes de cada fase. En este sentido, se pueden obtener beneficios en cuanto a ahorro de tiempo y costos, y, calidad garantizada, teniendo en cuenta que como primera medida debe realizarse una correcta identificación, planeación y resolución de problemas con el fin de que la empresa se enfoque en su core de negocio.
El objetivo de la tercerización es, “lograr una mayor productividad, asegurando que la oficina funcione correctamente desde la eficiencia en la gestión de la empresa. Además, los servicios de gestión de procesos, como la gestión documental y el seguimiento de facturación, garantizan el cumplimiento legal y la protección de la propiedad intelectual de su empresa” comenta Ortiz.
En BDO en Colombia, estamos comprometidos en ser sus aliados estratégicos en la gestión de procesos internos, para que pueda enfocarse en lo que realmente importa: el crecimiento de su empresa.