La tecnología viene transformando nuestra realidad, los negocios y los impuestos no son ajenos a estos cambios. De hecho, cada vez es más común encontrar en la agenda de los directivos de las empresas la intención de invertir en tecnología para optimizar los procesos de cumplimiento tributario. Como respuesta a esto, vemos en el mercado cada vez más soluciones tecnológicas.
Sin embargo, si no se tiene documentado y estandarizado el proceso de principio a fin, es complejo identificar de manera clara los procesos, actividades o tareas que puedan o ameriten ser digitalizadas, automatizadas o transformadas desde un análisis de costo beneficio.
Las compañías que deseen transformar su función de cumplimiento tributario o gestión fiscal deben diseñar una estrategia clara alrededor de los componentes que involucran un proceso tributario óptimo desde el punto de vista funcional y de cumplimiento sustancial y formal; es decir, que su proceso sea lo más eficiente posible en términos de tiempos, pero, asimismo, que asegure una carga tributaria justa y mitigue los riesgos.
Los componentes principales del sistema de gestión tributaria son los siguientes:
- Gobierno y control
- Reportes y cumplimiento
- Procesos funcionales
- Personas o talento
La integralidad y estabilidad del proceso depende de tener bien articulados y gestionados estos componentes. No obstante, es de vital importancia que las compañías documenten y estandaricen sus procesos del modelo operativo (reportes y cumplimiento y procesos funcionales), para que luego, a través de la tecnología entendida como una herramienta de transformación, puedan materializar objetivos de eficiencia y otros beneficios de gobierno y control.
La documentación de los procesos consiste en identificar cada actividad de cumplimiento y reporte, entre los cuales tenemos, por ejemplo: las declaraciones tributarias (impuesto sobre la renta, IVA, Industria y comercio, retenciones en la fuente a título de estos impuestos, entre otras), reportes internos (provisiones de impuestos, paquetes de impuestos o “tax package”, impuestos diferidos, etc.) y reportes a entidades de control (medios magnéticos, Dian e información exógena a las Secretarías de Hacienda distritales y municipales, por citar algunos ejemplos).
Luego, para cada una de estas actividades de cumplimiento y reportes se hace un levantamiento de procesos de principio a fin, lo que involucra inventariar todas las tareas o hitos, los roles y funciones del personal que interviene en el proceso (preparadores, supervisores y aprobadores). De esta manera, se logra representar de forma gráfica los mínimos esperados en cada paso para que la actividad se ejecute correctamente.
Finalmente, dentro de la documentación, es importante implementar herramientas de estandarización del proceso como lo son:
- Los manuales funcionales en los que compilan instrucciones, responsabilidades, y normativa vigente aplicable al proceso, lo que es necesario para la adecuada ejecución del trabajo.
- Listas de chequeo ajustadas a las necesidades del proceso y del sector al que pertenece la compañía, que se diseña para disminuir errores y mitigar riesgos, garantizando la coherencia e integridad en la ejecución de las tareas.
Este proceso aporta los siguientes beneficios prácticos al sistema de gestión tributaria:
- Reducción de errores y mitigación de riesgos.
- Mejora del modelo operativo a través de la gestión.
- Aseguramiento de la aplicación normativa.
- Soporte al sistema del control interno, pues se pueden definir en qué hitos se deben realizar aseguramientos.
- Se logra un entendimiento funcional de todas las actividades, que permite identificar problemas de ineficiencias o tareas susceptibles de ser rediseñadas, automatizadas o digitalizadas.
Así, una vez que las compañías tienen sus procesos documentados y estandarizados en los que reflejan sus posiciones tributarias, estrategias y controles internos, se cuenta con los insumos necesarios para aventurarse al mundo de la transformación de su función tributaria a través de la tecnología.
El siguiente paso es, mediante el diseño de casos de negocio en el que se arbitre el costo de la inversión frente al beneficio potencial, evaluar las actividades e hitos críticos para priorizar el orden y realizar un plan de trabajo accionable que haga sentido para la estrategia de las compañías.
La documentación y estandarización de procesos tributarios es crucial antes de cualquier inversión en tecnología, pues permite a los líderes empresariales tomar decisiones informadas, identificar oportunidades de desarrollo y prevenir el desperdicio de recursos.
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