• Todo sobre la dotación
Boletín:

Todo sobre la dotación

01 agosto 2019

Yolanda Solandy Fernández Rodríguez , Gerente Junior Outsourcing de Nómina |

DOTACIÓN

¡Próxima entrega 31 de agosto de 2019!

Esta prestación social recae sobre el empleador y consiste en pago en especie con el fin de cubrir una de las necesidades de los trabajadores que se origina en la relación laboral, en la que deberá prevalecer la dignidad del trabajador. El suministro de estos elementos deberá conservar la imagen del trabajador y su uso debe ser adecuado para desarrollar en forma idónea la labor del empleado.

La dotación consiste en entregar un vestido y calzado de labor, que debe ajustarse a las actividades que desarrolla el trabajador y al medio ambiente en el cual se desenvuelve. Esta prestación social no podrá ser compensada en dinero, sin embargo, solo un juez podrá exigir el pago de la misma si el trabajador demuestra que durante la vigencia del contrato de trabajo el empleador no cumplió con ella.

¿Su uso es obligatorio?

El uso de la dotación es de carácter obligatorio y en caso de que el trabajador no la utilice, el empleador puede quedar eximido de suministrar la dotación para el periodo siguiente, adicionalmente es una justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo, cuando en el contrato de trabajo y en el reglamento del trabajador haya sido calificada como una falta grave.

La dotación no hace parte del ingreso del patrimonio del trabajador, por lo tanto, no genera indemnización moratoria o salarios caídos. Se clasifica como “elemento de trabajo” y por esta razón no constituye salario para liquidar las demás prestaciones sociales.

Generalidades de la dotación:

1. Deberá suministrarse a los trabajadores que devenguen has dos salarios mínimos $ 1.656.232. Para establecer el monto devengado únicamente deberá tener en cuenta los conceptos salariales (salario, horas extras, recargos nocturnos y dominicales o festivos, comisiones, porcentajes sobre ventas, sobresueldos, entre otras).

2. Se debe entregar cada cuatro meses en las fechas: 30 de abril, 31 de agosto y el 20 de diciembre.

3. Se debe suministrar a los trabajadores que al momento de la entrega tengan por lo menos tres meses continuos de servicio.

4. No corresponde dotación a los trabajadores transitorios, ocasionales o accidentales.

5. Los empleados con incapacidades superiores a 3 meses no causan el derecho a la dotación, sin embargo, el empleador deberá observar y analizar este tiempo a la fecha de la entrega de la dotación, ya que el objetivo de la dotación es usarla para el desarrollo de sus funciones.

Dotación y elementos de protección:

El suministro de la indumentaria apropiada tendrá mayor relevancia para las compañías con actividades clasificadas con niveles de riesgos IV y V, debido a los peligros a los que se exponen los trabajadores. La dotación debe ser oportuna, idónea y acorde al respeto de la dignidad humana, por lo tanto, deberá reunir condiciones apropiadas para ejecutar la función para la cual se suministran.

Al empleador le corresponde verificar que los elementos de protección personal se encuentren en condiciones adecuadas para evitar accidentes laborales, la dotación deteriorada aumenta el riesgo de daño y representa peligro para la integridad física.

En el caso de los trabajadores que deciden usar su propia dotación debido a las malas condiciones que puede presentar la dotación suministrada por su empleador, podrán solicitar ante el juez el pago de los mismos por incumplimiento de la obligación debido al riesgo al que está expuesto, sin embargo, se deberá valorar el caso concreto y examinar si la dotación se encuentra apta para cumplir las funciones.

CÓMO DEBEMOS TRAMITAR EL RETIRO DE CESANTÍAS

En caso de muerte del trabajador

Las cesantías son una prestación social a cargo del empleador y a favor del trabador, equivalente a un mes de salario por cada año de servicios prestado o proporcionalmente al tiempo laborado, su finalidad principal es que el empleado tenga un auxilio cuando termine el vínculo laboral.

El empleador deberá liquidar las cesantías con corte al 31 de diciembre de cada año con destino al fondo de cesantías elegido por el trabajador, en caso de terminación del contrato laboral deberá liquidarlo y pagarlo directamente en la liquidación.

Requisitos para acreditar la condición de beneficiarios de las cesantías a cargo del empleador

Una de las causas para entregar las cesantías por parte de los fondos de cesantías es la muerte del trabajador y el trámite a realizar es el siguiente:

1. Los beneficiarios deberán demostrar la relación con el trabajador por medio de la presentación de partidas eclesiásticas o registros civiles o de pruebas supletorias que admita la ley, adicionalmente información sumaria de testigos (número de identificación, nombres precisos y la razón de la condición del beneficiario).

Una vez comprobada la condición y el pago, el empleador queda exonerado de su obligación, si posteriormente se presentan más beneficiarios; los que ya se hayan beneficiado de la prestación social deberán solidariamente responder a los nuevos beneficiarios las cuotas que les correspondan.

2.  El empleador deberá dar aviso público con 30 días de anticipación, indicando el nombre del trabajador fallecido y de las personas que se acreditan como sus beneficiarios, a través de la prensa o por medio del alcalde (si en el municipio no existe prensa) y por los menos en dos (2) oportunidades.

3. La dependencia se deberá acreditar por los medios probatorios ordinarios

Cesantías administradas por los fondos de cesantías

Cuando se trate de las cesantías consignadas en los fondos de cesantías y en virtud de lo establecido en el art 160 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, todas las entidades que administren cesantías están obligados a tener un reglamento de funcionamiento, el cual es aprobado por la Superintendencia Financiera. Este podrá establecer los requisitos para tramitar el pago de las cesantías por muerte del trabajador, y serán las administradoras de cesantías quienes estén facultadas para decidir qué documentación debe exigir a los afiliados al momento de vincular o retirar afiliados al fondo y evitar defraudación en contra de la administradora.