El proceso de nómina es fundamental en la gestión empresarial pues involucra diversos aspectos que van más allá de simplemente calcular salarios, pues se analiza desde devengos y deducciones hasta la retención en la fuente; todo debe ser cuidadosamente calculado y registrado para garantizar una labor eficiente. Sin embargo, la experiencia demuestra que existen errores comunes que pueden afectar la integridad del proceso y generar consecuencias negativas para las empresas y sus empleados. Al respecto, Rubén Cortés, socio de Servicios de Outsourcing, nos comparte lo siguiente.
Estos son los cuatro errores más frecuentes en la liquidación de nómina.
Estos errores evidentes en la liquidación de nómina pueden exponer a las empresas a demandas por parte de los empleados y a la fiscalización de entidades como la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), así pues, para evitar y detectar los errores anteriormente mencionados es fundamental contar con herramientas tecnológicas y sistemas automatizados que faciliten el control de novedades, la gestión del personal, la generación de reportes y la transmisión de información a entidades externas, recordando siempre que la implementación de esta tecnología debe ir de la mano con un conocimiento normativo para garantizar la coherencia y presión del proceso.
Es importante destacar que, es necesario documentar el proceso, establecer puntos de control críticos, definir responsables y niveles de control como pasos claves para corregir errores y garantizar la precisión en la liquidación de nómina. La transparencia y coherencia en cada etapa del proceso son esenciales para evitar pagos inconsistentes.
Por eso y para garantizar que el proceso de nómina dentro de las diferentes organizaciones sea el correcto, en BDO en Colombia ofrecemos procesos, procedimientos y metodologías claras para la gestión integral de nómina, contando con una plataforma tecnológica avanzada, un equipo capacitado y en constantemente actualización, asegurando así, un control preciso y una gestión eficiente con el que se evitan los riesgos y optimizando experiencia para nuestros clientes.
Estos son los cuatro errores más frecuentes en la liquidación de nómina.
- No tener un sistema de apoyo automatizado: realizar los cálculos de manera manual es uno de los errores más comunes debido a que aumenta la posibilidad de inconsistencias y dificulta la generación de reportes específicos requeridos por entidades externas y de control, como la PILA de seguridad social y la nómina electrónica.
- Error en el cálculo de aportes a la seguridad social: el desconocimiento del Ingreso Base de Cotización (IBC) genera errores en los cálculos de aportes a la seguridad social y en parafiscales; es esencial considerar tanto los conceptos salariales y los no salariales para evitar desviaciones en el cumplimiento de la Ley 1393.
- Errores en la retención en la fuente: la retención en la fuente es clave para el anticipo del impuesto de renta y debe realizarse con precisión, tomando en consideración los topes anuales, ingresos no constitutivos de renta, deducibles y otros aspectos cruciales para evitar problemas con la DIAN y asegurar una correcta aplicación de la retención.
- Errores en el pago de prestaciones sociales: la falta de claridad en el Ingreso Base de Liquidación (IBL) y las inconsistencias en el cálculo de días totales laborados pueden afectar el pago de prestaciones sociales como la prima de servicio, cesantías e intereses sobre las mismas y dotación.
Estos errores evidentes en la liquidación de nómina pueden exponer a las empresas a demandas por parte de los empleados y a la fiscalización de entidades como la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales), así pues, para evitar y detectar los errores anteriormente mencionados es fundamental contar con herramientas tecnológicas y sistemas automatizados que faciliten el control de novedades, la gestión del personal, la generación de reportes y la transmisión de información a entidades externas, recordando siempre que la implementación de esta tecnología debe ir de la mano con un conocimiento normativo para garantizar la coherencia y presión del proceso.
Es importante destacar que, es necesario documentar el proceso, establecer puntos de control críticos, definir responsables y niveles de control como pasos claves para corregir errores y garantizar la precisión en la liquidación de nómina. La transparencia y coherencia en cada etapa del proceso son esenciales para evitar pagos inconsistentes.
Por eso y para garantizar que el proceso de nómina dentro de las diferentes organizaciones sea el correcto, en BDO en Colombia ofrecemos procesos, procedimientos y metodologías claras para la gestión integral de nómina, contando con una plataforma tecnológica avanzada, un equipo capacitado y en constantemente actualización, asegurando así, un control preciso y una gestión eficiente con el que se evitan los riesgos y optimizando experiencia para nuestros clientes.
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