Los constantes cambios normativos y de las políticas económicas, en conjunto con la alineación global en el marco de información financiera, exigen a las compañías, tanto en el sector público como en el privado, mantener las mejores prácticas organizacionales.
Identificar oportunamente estos cambios y estar actualizado en los procesos aporta a la eficiencia, optimización y control en el ciclo financiero, eliminando situaciones que pueden afectar la continuidad operacional o poner en riesgo el resultado financiero. A continuación, detallamos los cinco principales problemas que hemos encontrado en la práctica diaria del manejo de la información contable de las organizaciones:
1. Ausencia de políticas de control interno: en toda compañía es necesario tener un adecuado control interno, esto con el fin de proteger el patrimonio y los intereses de los inversionistas para resguardar su crecimiento, mitigando riesgos y fraudes.
Se han conocido hechos de fraude con consecuencias graves para las compañías que incluso las han llevado a problemas reputacionales, e incluso, de quiebra. El control interno debe trascender de las relaciones de confianza y debe ir paralelo al esfuerzo en el desarrollo del objeto de negocio.
2. La informalidad o falta de experiencia en la contabilidad: esta problemática se genera principalmente en compañías que inician su operación donde los inversionistas por ahorro o por simplicidad llevan el proceso contable sin ser expertos en la normatividad aplicable.
Las necesidades gubernamentales constantemente generan cambios normativos y nuevos requerimientos, por tanto, quienes son expertos y conocen el día a día del ciclo de información financiera son un aliado estratégico al asegurar el cumplimiento ante las entidades de control en Colombia y a su vez presentar la información adecuada que facilite la toma de decisiones a la alta gerencia de la compañía.
3. Desconocimiento de la normativa aplicable a su negocio: en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9° del código civil colombiano al disponer que “la ignorancia de las leyes no sirve de excusa”, supone una igualdad absoluta, matemática, numérica, ideal o aparente entre "todas las personas residentes en Colombia", por cuanto el tener un experto que vele por cumplir con la normatividad que involucre los requisitos de la información financiera del negocio mitigará las contingencias, fiscalizaciones y penalidades que podría derivar el no cumplir con requerimientos normativos.
4. Falta de hábitos de aseguramiento y revisión de las cifras: como parte de los procesos de control, los encargados de preparar y analizar la información financiera de la compañía deben mantener procesos de conciliación, análisis y aseguramiento periódico mediante el cual ofrezca una opinión de confianza de las cifras que se estan reportando, su actualización y debido proceso.
El no tener procesos de aseguramiento, listas de chequeo y otros métodos que faciliten el cumplimiento y control generará debilidades en las cifras que serán la base de toma de decisiones de las partes interesadas. En adición, no permite generar confianza en los procesos contables y tributarios a cargo del equipo financiero.
5. Metodologías y procesos de calidad aplicables a la contabilidad y procesos relacionados: no apropiar metodologías de calidad que guíen la adecuada integración de los diferentes procesos que intervienen en el ciclo contable (cuentas por cobrar, cuentas por pagar, activos fijos, manejo de inventarios, nómina, tesorería, entre otros), genera retrasos o debilidades en la calidad de los procesos que en la mayoría de los casos impactan la fiabilidad, oportunidad y calidad de las cifras financieras, las cuales son base del cálculo de impuestos o de la información a reportar.
¿Consideras que hay alguno de estos inconvenientes en tu compañía? Nuestros profesionales están disponibles para asesorarte
