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Boletín:

La nómina electrónica y notas de ajuste una herramienta de fiscalización de la DIAN y la UGPP

22 noviembre 2021

Cada vez es más notable la necesidad de vigilancia y de recaudo fiscal del estado sobre los contribuyentes, sean estos personas naturales o jurídicas; necesidad que está siendo cubierta a través de herramientas de fiscalización entregadas a las autoridades administrativas, una de estas, es la obligación por parte de los contribuyentes de facturar electrónicamente, el cual es el conjunto de herramientas que permite migrar de la facturación en papel a la digital, regulado por el Ordenamiento Jurídico Colombiano y dentro de los sistemas propios de las entidades estatales, principalmente ante la DIAN.

Así pues, la Nómina Electrónica y sus notas de ajuste se encuentran ubicadas dentro del sistema de facturación electrónica; herramienta principal de fiscalización por parte de la DIAN y la UGPP, caracterizada por la integración de los sistemas bancarios de los empleadores y trabajadores, así como la integración de los reportes, pagos y autodeclaraciones a la PILA.

En ese sentido, El artículo 6 de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, modificado por la resolución 000037 del 2021,  a la vez modificado por la resolución 000063 del 30 de julio de 2021, consagró unos periodos de implementación de la nómina electrónica de acuerdo al número de trabajadores a cargo de cada empleador, verbigracia, para los empleadores que cuenten en su nómina con más de 250 trabajadores  el plazo máximo para implementar la nómina electrónica feneció el pasado 1 de septiembre de 2021, momento en el cual estos debían ya contar con el mencionado sistema de facturación y así sucesivamente de acuerdo al número de trabajadores, es decir, entre menos trabajadores, mayor será el plazo máximo de implementación de la nómina electrónica sin superar el 1 de diciembre de 2021.

En este orden, a partir del mes de septiembre de 2021 los empleadores de acuerdo a su número de trabajadores deberán  reportar a los organismos de control, en especial a la DIAN y a la UGPP todos los rubros consignados la cuenta bancaria del trabajador tanto salariales como no salariales,  tales como prestaciones sociales, pagos al Subsistema General de la Seguridad Social, descuentos a la nómina,  embargos, cuotas sindicales y descuentos y pagos por libranzas, bonos de productividad, bonos de alojamiento, de rodamiento etc., incluso pagos pensionales a cargo del empleador ( jubilaciones producto de convenciones colectivas).

Es por esto que la DIAN conocerá en detalle los valores de costos y deducciones a favor del empleador realizando un mayor y mejor control fiscal a los beneficiarios del pago, priorizando principalmente lo reportado como valor del IBC base a Seguridad Social, el cual determinará si un trabajador es responsable del impuesto sobre la renta; y por otro lado, la UGPP, podrá realizar un control mensualizado (ya no anual) de los valores efectivamente consignados a los trabajadores que superen el IBC reportado en la PILA, realizando un estudio minucioso de los conceptos por pago salariales y no salariales.

Por último, en el evento en que los rubros monetarios reportados en la nómina electrónica, lo autodeclarado en la PILA  y lo consignado efectivamente en la cuenta bancaria del trabajador no corresponda, ya no solo podría ser considerado solamente como evasión o inexactitud, si no que podría pensarse también en el tipo penal de falsedad sobre documento privado, por lo cual podría pensarse en que estas autodeclaraciones inexactas derivarían en cada caso en concreto en responsabilidad no solo fiscal sino que también penal.

Por lo anterior, vale la pena destacar que los empleadores deberán tener suma diligencia al reportar la nómina electrónica por cuanto el poder fiscalizador y de control del estado se reforzó con su estructuración y reglamentación, siendo esta la herramienta crucial en la lucha contra la evasión y la elusión.