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El salvavidas de la contratación pública

18 agosto 2020

Muchas empresas han tenido que dar un giro de 180 grados a sus estrategias comerciales, a sus presupuestos y objetivos económicos, por causa de las evidentes dificultades ocasionadas por la pandemia. Al verse profundamente golpeado el sector privado, con las medidas de aislamiento, los cierres de fronteras y las demás restricciones propias de este tipo de circunstancias, quizás, una de las soluciones más acertadas sea apuntarle de manera decidida a la contratación con el Estado, la cual puede ser segura y rentable.

Para incursionar en este mercado, es importante romper con el paradigma del Estado corrupto.   Si bien, no se puede desconocer que algunos procesos aún parecieran estar contaminados por el cáncer de la corrupción, no menos cierto es, que muchos de los procesos adelantados actualmente por las Entidades Públicas no padecen de tal enfermedad y, por el contrario, su adjudicación es resultado de verdaderas contiendas entre oferentes que, en franca lid, son evaluados de manera objetiva. 

De acuerdo con cifras de Colombia Compra Eficiente, nuestro Estado gasta más de $100 billones de pesos al año en contratación, una cifra nada despreciable y que, sin duda, nos lleva a analizar, qué tan preparados estamos para acometer este mercado.

Pues bien, al ser tan relevante y estratégica la contratación pública para el logro de los fines del Estado, desde hace cinco años, el país inició la implementación de un cambio muy relevante en el Sistema Electrónico de Contratación Pública, pasando de un portal de información de contratación -SECOP I-, a una verdadera plataforma transaccional (SECOP II).

El sistema, cuya implementación se aceleró con la pandemia causada por el COVID 19, ofrece la creación de cuentas para las Entidades Estatales y los proveedores, en las que, cada cuenta, tiene usuarios asociados y en donde la Administración crea, evalúa y adjudica contratos, al tiempo que los oferentes hacen comentarios a los documentos del proceso, presentan ofertas y siguen en línea todo el proceso de selección.

En este interesante escenario, si la decisión es incursionar en la contratación pública, debemos darnos a la tarea de poner a punto nuestra empresa; hay que investigar sobre los diferentes tipos de contratación y verificar cuál se adapta a nuestro negocio.  Se debe evaluar y cuantificar la experiencia adquirida a lo largo de historia de la sociedad y obtener certificaciones de esta para poder clasificarla e inscribirla en el Registro Único de Proponentes que llevan las Cámaras de Comercio.

Una vez se encuentre listo para emprender la tarea de participar en procesos de selección y cuente con un equipo dispuesto en la empresa para dedicarse a esta transcendental gestión, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones que pueden serle útiles para una intervención exitosa:

1.Consulte los planes de compras de las Entidades Públicas, en la página del SECOP II, allí encontrará un link en donde están relacionados por Entidad. Esto le permitirá hacer un adecuado seguimiento a las necesidades de la Administración y le facilitará encausar los esfuerzos de la empresa a ciertos procesos de selección.

2. Consulte diariamente el SECOP II, filtre la información por servicio o palabras claves; esto le permite agilizar la búsqueda de oportunidades, procurando participar en el proceso desde su primera etapa, es decir desde los estudios previos y de mercado, para darse una mejor idea de cuáles serán los requerimientos de la Entidad en los pliegos de condiciones definitivos.  

3.Intervenga en todas las etapas que le sean permitidas a los oferentes, particularmente formulando observaciones a los pre- pliegos y pliegos de condiciones definitivos y asista a las audiencias de aclaración de las condiciones del proceso. Esto le permitirá, sugerirle a la Entidad cambios en las reglas de juego y que los requerimientos se ajusten de mejor manera a la realidad de su empresa.

4.Si luego de analizar el pliego y haber formulado observaciones no cumple con los parámetros para participar; no desista, explore la posibilidad de aunar esfuerzos con otras empresas bajo las figuras asociativas de consorcios o uniones temporales, para cumplir con todos los requisitos.  

5.Tómese el tiempo de analizar a profundidad los Pliegos de Condiciones y elabore una lista de chequeo de los requisitos habilitantes y de aquellos ponderables.

6.Recuerde que, de acuerdo con la Ley, priman los aspectos sustanciales de la oferta sobre los formales. En tal sentido pueden ser subsanados los requisitos habilitantes dentro de los términos establecidos por la Entidad, lo cual no ocurre con aquellos ponderables, que de ninguna manera pueden ser complementados, adicionados o mejorados.

7.Al formular su oferta económica cerciórese de que en el valor haya relacionado todos los costos asociados a la ejecución contractual; el valor ofrecido obliga a su cumplimiento. La oferta debe ser razonable y coherente con el ofrecimiento técnico, pues de no ser así, la Entidad debe exigir explicaciones cuando considere que el ofrecimiento pueda ser artificialmente bajo.

8.Durante el término de traslado de las evaluaciones, verifique que la Entidad le haya asignado el puntaje correspondiente. Si ello no es así, formule observaciones, e igualmente analice las ofertas de los demás oferentes.  Las Entidades no son infalibles y pueden cometer errores asignándole un puntaje incorrecto a sus competidores en perjuicio de sus intereses.

9. Sustente siempre sus observaciones con fundamento en normas legales y en el Pliego.  Asista y prepare su intervención en las audiencias de adjudicación. Una observación bien sustentada puede darle un giro de 180º al proceso de selección.

10. Cuando formule observaciones, sea respetuoso, no es buena estrategia entrar en confrontación con el equipo evaluador.

Si no resultó favorecido con la adjudicación, no deje de intentarlo. Cada proceso es una experiencia que le permite afinar aspectos importantes en su empresa para futuros procesos de selección; y si ganó, tenga en cuenta que una adecuada ejecución le abrirá nuevas puertas, enriquecerá su experiencia y generará, al interior de las Entidades Públicas, una percepción favorable de su empresa.

Contratar con el Estado en estas épocas de crisis puede ser una alternativa para hacer crecer su negocio, tenga en cuenta que sus contrataciones son proporcionales su tamaño, de tal manera que un solo contrato con el Estado puede significar el equivalente a cinco o mas contratos privados, el riesgo jurídico eventualmente puede ser menor al de la contratación privada, pues independientemente de las dificultades económicas, el Estado siempre existirá y habrá alguien que responda por él.

Piénselo bien, posiblemente su empresa cuente con el potencial requerido para contratar con el Estado y solo es necesario canalizarlo, asesórese de expertos y de pasos seguros.