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Boletín:

Documento soporte de pago Nómina Electrónica

03 marzo 2021

Rubén Darío Cortés Sánchez, Director Payroll |

De acuerdo con la reciente publicación de la Resolución 000013 por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN se establecen los siguientes criterios en relación con la nómina electrónica y notas de ajuste:

1. ¿Quiénes están obligados a generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica?

Son aquellos contribuyentes que efectúen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados a cargo, que en todo caso requieran usar dichos pagos como soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables.

2. La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos obligados, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación de acuerdo con el calendario del que trata el artículo 6 de la resolución. Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata el artículo 9 de la resolución.

3. Después de la primera emisión los sujetos obligados tendrán plazo durante los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente al de la nómina para transmitir los documentos de nómina electrónica (Uno por cada empleado de nómina). Una vez sean transmitidos, la Dian validará la información y generará el documento electrónico con su validación o rechazo.

4. Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.

5. Calendario de Implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados:

  1. Fecha de inicio habilitación en el servicio informático electrónico nómina electrónica (31/05/2021) para todas las empresas.
  2. Fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica:
  • Sujetos con más de 251 empleados: La fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Julio de 2021.
  • Sujetos con 101 a 250 empleados: La fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Agosto de 2021.
  • Sujetos con 11 a 100 empleados: La fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Septiembre de 2021.
  • Sujetos con 4 a 10 empleados: La fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Octubre de 2021.
  • Sujetos con 2 a 3 empleados: La fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Noviembre de 2021.
  • Sujetos con 1 empleado: La fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 01 de Diciembre de 2021.
  • Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de Marzo de 2022 y la fecha máxima de inicio de generación y transmisión será el 31 de Mayo de 2022.
  • Nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste: Cuentan con un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución.

6. Para quienes están obligados a generar el Documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste según corresponda deberán tener en cuenta lo siguiente para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.

INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y REPRESENTACIÓN GRÁFICA

Deberán contener como mínimo la información establecida en los artículos 5 o 17 de la presente resolución según corresponda.

  • Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Apellidos y nombre o razón social, número de identificación del sujeto obligado a generar el documento electrónico.
  • Apellidos y nombres, número de identificación del beneficiario del pago.
  • Código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE (Es un requisito del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca el citado documento).